Keputusan berganti vendor biasanya sudah dipikirkan lama. Yang sering kurang dipikirkan justru caranya. Padahal transisi yang berantakan bisa membuat perusahaan menyesali keputusan yang sebenarnya sudah tepat.
Berikut urutan yang biasanya berjalan paling mulus.
Baca ulang kontrak yang berjalan
Cek ketentuan pengakhiran: berapa lama pemberitahuan harus disampaikan, apakah ada denda, dan bagaimana penyelesaian tagihan terakhir. Langkah ini dilakukan sebelum berbicara dengan calon vendor baru, bukan sesudahnya.
Siapkan masa tumpang tindih
Idealnya ada satu sampai dua minggu ketika vendor lama masih bertugas sementara personel baru mulai mengenal lokasi. Memang ada biaya tambahan, tapi jauh lebih murah dibanding kekacauan di minggu pertama.
Serah terima informasi, bukan hanya orang
Prosedur, kode akses, denah lokasi, titik rawan, kontak darurat, sampai kebiasaan tidak tertulis di lokasi tersebut. Banyak pengetahuan operasional tersimpan di kepala petugas lama dan hilang begitu saja saat pergantian. Minta dokumentasi serah terima yang tertulis.
Pertimbangkan menyerap personel lama
Kalau kinerja personel yang ada sebenarnya baik dan masalahnya ada di pengelolaan vendor, tanyakan kemungkinan mereka direkrut oleh vendor baru. Ini menjaga kesinambungan sekaligus mengurangi waktu adaptasi. Pastikan hak-hak mereka dengan vendor lama diselesaikan lebih dulu.
Umumkan ke pihak internal
Resepsionis, tim keamanan gedung, dan karyawan yang berinteraksi harian perlu tahu akan ada pergantian. Ini mengurangi kebingungan dan mempercepat penyesuaian.
Tetapkan masa evaluasi
Sepakati evaluasi pada bulan pertama dan ketiga dengan ukuran yang jelas: kehadiran, kecepatan penggantian personel, jumlah keluhan. Menilai berdasarkan kesan saja biasanya berujung perdebatan.
Transisi yang disiapkan matang umumnya tidak terasa oleh karyawan pada umumnya. Itulah ukuran keberhasilannya.
Jangan lupa menarik kembali seluruh akses yang dipegang vendor lama, mulai dari kartu masuk, kunci, sampai akun sistem pelaporan. Bagian ini paling sering terlewat karena perhatian terpusat pada personel pengganti.
Shelter Indonesia sudah beberapa kali menangani peralihan dari penyedia sebelumnya dan terbiasa menyusun rencana transisi bersama klien sejak sebelum kontrak dimulai. Bicarakan rencananya di shelterindonesia.id.