Orang pertama yang ditemui tamu di kantor Anda bukan direktur, bukan manajer, melainkan resepsionis. Dan orang yang paling tahu kondisi harian kantor sering kali office boy. Dua posisi ini jarang masuk pembicaraan strategis, padahal pengaruhnya ke kesan perusahaan cukup besar.
Keduanya termasuk layanan penunjang operasional, yang menurut ketentuan alih daya terbaru masih boleh diserahkan kepada perusahaan alih daya.
Tetapkan standar layanan, bukan hanya jumlah orang
Kesalahan umum saat menyusun kebutuhan adalah berhenti di angka. Dua resepsionis untuk satu lobi, tiga office boy untuk tiga lantai, selesai. Padahal yang menentukan kualitas adalah standar layanannya.
Berapa lama tamu boleh menunggu sebelum disapa? Bagaimana prosedur menerima paket atau tamu tanpa janji? Jam berapa pantry harus sudah siap? Standar seperti ini yang sebaiknya masuk kontrak.
Penampilan dan komunikasi perlu pembekalan
Untuk posisi resepsionis, kemampuan berkomunikasi dan menjaga penampilan sama pentingnya dengan ketelitian administrasi. Tanyakan kepada calon vendor bagaimana mereka membekali personelnya dalam hal ini, dan apakah ada pendampingan di masa awal penempatan.
Untuk office boy, yang perlu dipastikan adalah pemahaman terhadap rutinitas kantor serta kepekaan membaca kebutuhan tanpa harus selalu diminta.
Kerahasiaan informasi sering terlewat
Resepsionis melihat siapa saja yang datang, dan office boy masuk ke hampir semua ruangan. Pastikan ada klausul kerahasiaan dalam perjanjian, dan pembekalan mengenai hal apa saja yang tidak boleh dibicarakan di luar kantor.
Siapkan mekanisme pengganti
Posisi ini langsung terasa kalau kosong satu hari saja. Tanyakan berapa lama vendor sanggup mengirim pengganti sementara, dan apakah pengganti tersebut sudah dibekali informasi dasar tentang kantor Anda.
Beri jalur umpan balik
Kedua posisi ini menerima keluhan lebih dulu daripada siapa pun di kantor, mulai dari pendingin ruangan yang bermasalah sampai tamu yang kesulitan menemukan ruang rapat. Sediakan jalur agar informasi itu sampai ke pengelola gedung, jangan berhenti di mereka.
Shelter Indonesia menyiapkan tenaga penunjang operasional lewat seleksi dan pembekalan sebelum penempatan, termasuk untuk posisi yang berhadapan langsung dengan tamu. Sampaikan kebutuhan kantor Anda melalui shelterindonesia.id.